常山县位于浙江西部，钱塘江源头，素有“四省通衢，两浙首站”之称。全县总面积1099 平方公里，辖 6 镇 5 乡 3 个街道，人口 33 万。近年来，常山积极打造“生态之城、宜居之城、创业之城”，城乡面貌日新月异，先后被评为浙江省园林城市、卫生县城、文明县城、教育强县和文化先进县，更连续六年被评为浙江省“平安县”。一个城市品位高、投资潜力大的新常山正在悄然崛起。



常山县县政府的业务难题

作为政企事业单位部门，会议繁多是令人头疼的一个问题，会务管理人员经常需要花大量的时间和精力去管理会议相关的繁琐事务。

1、发送会议通知工作量大，需人工进行通知催办，工作效率低下。
以往的会议通知都是通过邮件、短信、电话以及企事业内部公告等形式，通知发出去后没有反馈， 往往石沉大海，需要通过电话一个个催办，费时费力。

2、传统会议需花费大量时间和人力去统计到场人数。
会议发起人需要整理会议签到表， 签到时需要排队签到；参会人员存在友情虚报的现象，容易出现代签、补签等情况，无法确保是本人参会。

3、会议任务转发/传阅，无迹可寻。
拟办员接收通知后，转发、传阅时需要电话一个个通知，效率较低而且没有操作记录。


上“云”实现会议管理智能化

为了优化会议管理这一问题，常山县县政府通过氚云会议通知、会议室管理、会议签到等功能成功定制出智慧会议系统，实现会议管理的改革和信息化升级。

1、会议通知
会议发起后系统会触发通知流程，通过氚云跟踪用户确认及未确认情况，针对性地对未确认人通过钉钉进行 DING 消息催办，既提高工作效率又确保参加会议的所有人员都能准时参加。

此外，对会议通知也可以一键转发及传阅，相关资料还可以随附件发送。


2、会议室管理
利用氚云会议室功能管理系统，只要选择好开会时间段、会议室大小、地址等信息，系统就能自动识别出该时间段的空闲会议室。同时，会议室状态线上实时更新，闲置与否一目了然，避免多人重复预订。
3、会议签到
根据会议通知自动生成会议签到表，并生成签到二维码，参会人员需在指定时间内扫码签到，如不在该范围内则签到失败。有效避免冒签，更节省统计参会情况的人力成本。
价值总结

常山县县政府通过氚云定制的智慧会议平台实现会议预定、通知、签到、任务转发端到端的高效管理，会议发布更简单便捷，反馈更清晰及时，省去大量人工成本，大幅提高管理效率，助力政务信息化升级。