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培训校教务管理系统-陈岩

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#楼主# 2020-12-23

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一、场景描述:
实际业务中工作的痛点,结合本公司或团队正在从事的业务进行场景描述
1、企业介绍:
我们是一个全日制的外语培训学院,招生范围覆盖全国,目前学员1000人左右,主要针对英语、日语、葡语培训,教师行政人员60人。
2、业务场景:
1)我们属于私企,需要自己招生,每个获取的咨询资源都非常重要,而且获取信息渠道较多,每个渠道所分配的优惠资源也稍有区分,咨询人员的信息量,成交绩效不好计算。
2)学院属于全日制学习,所以学员观察考虑时间较长,跟进周期较长,所以需要客服周期跟进,可以在跟进学生或学生重复咨询时可以第一时间了解之前咨询信息。
3)招生各项关键指标不好计算,而且不能实时查看。
4)财务各种费用登记核销没有办法自动化运行,需要手动登记计算。
5)学校宿舍管理混乱,没有及时登记,无法统计空宿,剩余床位,学员准确的住宿位置,对学员调宿没有进行登记,无法查看同住宿生等信息。
6)学员各项信息没有办法在各个部门同步。
7)学员较多,请假休学管理混乱,对于学生学时的延期宿舍费用延期,没有办法及时通知各个部门,请假记录都没有明确的记录。
8)对教师上课质量没有办法进行详细的评估,反馈信息不及时、不准确等现象。
二、方案介绍:
结合企业业务管理痛点,描述如何利用低代码进行业务管理以实现业务效率的提升(图文并茂,能详尽描述解决场景与遇到的问题为佳)
1)   信息录入:招生人员获取到学生信息之后进行登记并跟进,并填写相关获取信息和获取渠道,以便后期进行数据分析。(招生人员登记信息有效性60天)
2)   信息跟进:招生人员定期进行信息跟进填写相应跟进信息,如其他招生人员获取到以登记信息或学生来电,则也填写到跟进信息之内(如信息登记时间超过60天,则信息有效人员变成最新跟进人员。)(没有用公共信息池和个人信息池主要是预防咨询人员从公共信息池拿到信息但并不跟进,浪费信息资源。)
3)   每条咨询信息设定统计指标,指标分为,登记人,信息有效等级,获取渠道,跟进数量,来访否,测试老师,试听老师。
4)学员成交后会在相应的财务管理系统生成信息,自动把学费分成报读的时长,并以当前月份顺延分摊到相应的月份,住宿费同理。
5)建立宿舍模板,每个学生分配宿舍,在相应模板里面生成学生信息,每个学生进行占位,以方便统计宿舍学生数量,点击宿舍即可查看当前宿舍所有学生信息,在调宿栏建立学生个人信息,每次学生变动宿舍就进行一次登记,以便查看学生调宿信息。
6)每个部门更改学生信息其他的部门学生信息都会相应的进行变更。
7)学生注册钉钉系统,进行关联,在校内服务进行申请:请假、休学、退宿、维修、意见建议等,都会有相应的老师收到通知,相应老师则进行审批跟进。长假、休学审批通过后,系统会自动计算学生剩余学时并进行冻结,学生回来销假之后进行信息释放,学生学时自动进行延期,免去人工计算麻烦。
8)新设立教学评估模板,学生关联钉钉之后,扫二维码进行教学评估,评估数据会自动进行统计计算,导出相应数据进行反馈信息。
三、应用介绍:(参赛方案组的此项不用填写)
结合场景、方案,制作对应的氚云应用,公司、团队现有的应用亦可参与投稿(要求可以投入实际使用,应用说明中国要有关键设计思路细节,方便理解)
业务流程:

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1、市场部(iBS)

1.1咨询表:所有咨询老师获取的咨询信息都登记在咨询表内,信息是公开的,创建人有效期60日。
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1.2、跟进记录:咨询老师定期或其他咨询老师接到咨询电话,填写学生跟进记录,如原信息超过60日则咨询表创建人更改为最近跟进老师。
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1.3来访表单:学生到校参观后,咨询老师进行相关登记,试听课程和测试老师是统计项。
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2、财务(iBS)

2.1、预报名表单:咨询老师填写学生详细信息之后,点击预报名,财务审核收到预报名费用之后确认信息。

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2.2、报名表单:学生到校后收取相关费用包含学费、宿舍费、押金和保险费用,并填写学生入读时长,宿舍住宿时间等相关信息
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2.1.3学费到期名单查询和住宿费名单到期查询:学生在这两项费用到期前3天会受到相应的催缴费通知,老师也可以在相应的目录查询到本月即将到期的学生名单,以便进行跟进。
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2.2财务核算 (财务系统)

2.2.1收入汇总:学生缴费后在收入汇总生成学生信息,并把学费、住宿费分解平摊到相应的就读月份,这样在用统计表统计相应月份信息就可以计算出每月收入。
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2.2.2住宿学费续费表:这个主要是针对后期续费的学生,每一条信息确定后都无法在进行编辑和删除。
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3.宿舍管理系统(iBS)

3.1预定目录:学生在缴纳预定学位费之后,在宿舍预定目录就会生成学生信息,宿管老师先预分配学生宿舍,以方便学生报到时无宿舍可住的情况。

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3.2住宿表:学生报到时在住宿表单生成数据,同时预分配宿舍相应数据删除,学生默认进入预分配宿舍住宿,同时也可以更改宿舍,在选择相应宿舍时展示宿舍其他学生信息,以方便老师查看。
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3.3宿舍预览表单,查看学校宿舍情况
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4.教学(iBS)

4.1班级名单:学生信息最终表单,包含班级、宿舍、学时、等各种信息的准确表单,包含学生调班信息。教学老师在此获取各班学生信息。
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4.2考试分数名单:学生各种考试分数在此登记,并同步给学生处学生信息表方便以后学生查看。

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4.3测试老师汇总、试听老师汇总、测试成交汇总、试听成交汇总:此统计项为教师绩效考核项目以方便计算老师绩效。

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5.教学评估(教学评估)

5.1项目名称:创建所需评估老师项目,包含老师班级,老师姓名,所受课程,并选择相应的评估题目

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5.2评估填写:学生通过新增二维码,扫描进行相应的评价。
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5,3统计:学生评估完毕之后,进行统计核算,自动计算出每题总分平均分和相对应的留言,系统自动屏蔽空白信息。

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5.校内服务(校内服务)

5.1请假(5天以内):系统关联学生钉钉号码,学生在系统内点击请假,选择请假日期,请假原因,点击提交,系统自动发送给班主任审核,班主任通过后自动发送信息给学生请假成功。
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5.2长假/休学:学生请长假或休学需冻结学生课时和宿舍费用,学生点击请假填写相应信息,点击提交,先经过班主任审批,同意后转交给学生处老师审批,同意后转交给宿管审批,全部老师同意后,学生处老师将学生信息受理到学生处长假/休学信息表内。
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5.3退宿、意见反馈、物业报修:为学生填写相关信息,相应老师收到通知,进行跟进处理。
6. 学生处(校内服务)

6.1长假/休学信息受理表:学生信息进入受理表之后,将学生学时、宿舍时长反算回天数记录。
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6.2销假目录:学生返校后进行销假,老师在受理表内找到相关信息,进行受理,系统会自动将学生学时和宿舍时长反算会日期并进行更新登记,所有系统内时间都会同步,受理过后信息受理表相应信息删除。

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系统还有很多表单和一些业务规则细节来不及详细介绍,如果有想沟通的朋友可以留言联系。


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